Как увеличить доходимость участников на онлайн-мероприятие

Константин Булгаков Подружиться

28 Дек.2023

В прошлой статье рассказал как с командой готовили онлайн-мероприятие и какие каналы лидогенерации использовали. Если еще не читали, то предлагаю ознакомиться, в материале делюсь метриками и воронками.

Набрать регистраций это только пол дела. Не менее важно (а об этом часто забывают организаторы) напомнить о событии и получить дошедшего участника на мероприятие, иначе затраченные ресурсы окажутся в пустую.

Сегодня расскажу про рабочие способы, которые мы используем для подготовки наших митапов и поделюсь идеями, как еще можно увеличить доходимость участников, не зависимо от формата события: вебинар, курс или живой формат участия.

До 42% повысили доходимость участников на митап

Например, на первые наши мероприятия показатель доходимости был ниже — конверсия из зарегистрированного лида в пришедшего на живую трансляцию составляла примерно 30-35%.

Мы качественно увеличили процент доходимости до 42%, особенно учитывая количество зарегистрированных участников и бесплатный формат проведения мероприятия. Так выглядит подробная воронка вовлеченности на митап.

Чтобы напомнить о событии и не вызвать раздражения, мы использовали ненавязчивые каналы и механики — запустили чат-бота, провели почтовые email рассылки и даже отправляли SMS с напоминанием. Ниже расскажу про способы повышения доходимости подробнее.

Способ 1: Чат-бот

На мой взгляд, Телеграм-бот самый бюджетный и удобный канал коммуникации с участниками мероприятия. Для создания и запуска бота мы использовали платформу botmother.com на платном тарифе.

Сервис имеет встроенный конструктор готовых блоков, а также возможность проводить рассылки, что позволяет гибко настраивать и отправлять участникам сообщения с напоминаниями.

Любой участник может подключить Телеграм-бота на втором шаге после завершения процесса регистрации. Чтобы получать уведомления и ссылку на вход достаточно перейти с баннера на сайте в бота и активировать его.

Коммуникацию с подписчиками в боте строили по скрипту:

1. В приветственный пост после подключения добавили программу митапа и время проведения;
2. Отправили сообщение за 3 дня / утром в день мероприятия / за 15 минут до начала;
3. Отправили сообщение по завершению с ссылками на презентации спикеров и запись эфира.

Пользователи видят ценность от взаимодействия с ботом и охотно подключают его. Конверсия в активацию 56% от общего количества участников — из 2511 регистраций к боту подключилось 1107 человек.

Способ 2: SMS-рассылки

Если зарегистрированные участники дали согласие на получение SMS-уведомлений, вы можете отправлять им короткие текстовые сообщения с напоминанием об участии.

Мы отправили только одно SMS сообщение за два часа до митапа.

Сообщения лучше отправлять заранее, так как рассылка требует времени — сообщения отправляются пакетами и если в получателях несколько тысяч номеров, то отправка SMS может потребовать до 30 минут.

С SMS не все так просто как с чат-ботом или электронной почтой. Чтобы делать рассылки нужно выполнить несколько пунктов.

Зарегистрируйте имя отправителя

Мы заблаговременно прошли процедуру регистрации имени отправителя у операторов связи, чтобы участники получили уведомления от имени компании.

Регистрировать никнейм нужно заранее, желательно начинать за 1-2 месяца до начала рассылок. Для регистрации потребуется юридическое лицо и список документов, которые передаются через ваш сервис рассылок.

Дальше ждем итоговое решение от операторов от 10 до 30 рабочих дней с даты подачи заявки. Операторы могут отказать в регистрации никнейма, не объяснив причину. Закладывайте такие риски.

Конечно, можно отправлять сообщения без лишней мороки и отказаться от регистрации альфа имени, отправив рассылку в «серую», но я не рекомендую так делать.

Во-первых, вместо имени компании будет какое-то странное имя отправителя, например «finn-ok» или еще что-нибудь похлеще. Во-вторых, участники могут просто не разобраться от кого SMS, что вызовет раздражение или получатель просто проигнорирует сообщение.

Подготовьте бюджет на регистрацию и регулярные списания

SMS-рассылки дорогая маркетинговая активность — стоимость одного сообщения доходит до 4 рублей. А это значит, что если нужно разослать сообщения на несколько тысяч участников, то цена рассылки будет высокой.

Помните, что на регистрацию имени нужно пополнить счет на сумму от 5000 рублей, а дальше каждый месяц операторы будут списывать от 2000-2500 рублей за зарегистрированный никнейм компании.

Просрочка оплаты приведет к тому, что зарегистрированный никнейм будет заблокирован и отключен операторами.

Не забывайте про ограничение количества символом в сообщение. Одна смска имеет лимит 160 символов латиницей или 70 символов кириллицей, а это значит, что нужно уместить текст и ссылку в такой объем символов. Иначе, уже 71-й символ откроет вторую SMS и стоимость рассылки увеличится на x2.

Способ 3: Email-рассылки

Вы можете использовать триггерные письма, которые отправляются после регистрации, а затем напоминать об участии в определенные промежутки времени перед мероприятием.

Часть работы по рассылкам забирает на себя вебинарная платформа, через которую вы проводите ивент. Как правило логику отправки напоминаний можно заложить заранее, а дальше сообщения будут уходить по заданному сценарию автоматически.

Мы рассылали письма за сутки и утром в день мероприятия. Но отправка письма с напоминанием за 15 минут или за 1 час не даст ощутимых результатов, так как Open Rate будет низким, по причине того, что не все проверяют почту каждый час и это нормально.

Дальше делаем рассылки только после завершения митапа — рассылаем запись эфира и полезные материалы для всех участников.

Способ 4: Посты в соцсетях и мессенджерах

Корпоративные сообщества в соцсетях помогают получить не только новые регистрации, но и бесплатно напомнить участникам про мероприятие. Как правило с таких постов приходит еще какое-то количество новых регистраций.

Поэтому обязательно используйте собственные медийный ресурсы и не пренебрегайте дополнительными механиками коммуникации:

1. Предлагайте подписчикам поделиться ссылкой на мероприятие со знакомыми и коллегами, чтобы они также могли подключиться;
2. Предлагайте добавить ссылку на мероприятие в закладки или в календарь;
3. Предлагайте оставить интересный вопрос спикерам, чтобы поучаствовать в конкурсе и выиграть подарок. Такое предложение повышает лояльность и вовлеченность участников, а также подогревает интерес к мероприятию.

Посты в соцсетях принесут новых участников и обеспечат дополнительное касание с уже зарегистрированными пользователями.

Способ 5: Ретаргетинг

Еще один бюджетный способ касания — запустить рекламу на участников мероприятия, которые оставили свои контактные данные при регистрации.

Примерно за неделю до митапа мы собираем телефоны и электронные адреса всех участников в единый список и загружаем файл в Яндекс Директ и VK для запуска ретаргетинга.

Такие рекламные кампании не принесут много кликов, их цель в другом — получить показы на зарегистрированных участников, и клики в данном случае вторичны. Дизайн креативов должен отличаться от тех, которые посетители уже видели до регистрации.

Для запуска рекламы в РСЯ в сегменте должно быть не менее 1000 контактов, поэтому этот способ подойдет только для крупных ивентов с большим количеством участников.

Если вам не хватает количества регистраций для запуска ретаргетинга, то попробуйте объединить контакты участников с сегментом пользователей из Метрики, которые посетили страницу мероприятия, но не отправили заявку. Так вы расширите аудиторию сегмента и можете получить новые регистрации.

Способ 6: Простой доступ к мероприятию

Не один из ранее перечисленных способ не приведет достаточно участников если процесс входа на мероприятие слишком сложный.

Постарайтесь, чтобы участники имели прямую ссылку для входа без необходимости подтверждать личные данные. Желательно запрашивать только имя пользователя, чтобы посетитель мог задавать вопросы в чате или участвовать в обсуждении от своего имени.

Используйте вебинарные платформы, которые не требуют сложного подтверждения, а наоборот, запрашивают минимальное количество данных при входе и предоставляют участникам прямую ссылку для доступа к мероприятию после регистрации.

Про какие еще способы стоит упомянуть

Напоминания через диджитал каналы и SMS — хорошая возможность повысить процент участников на мероприятие. Однако можно экспериментировать и использовать другие подходы. Вот еще некоторые способы, которые можно тестировать:

1. Привлекать аудиторию участием в розыгрыше призов, участием в конкурсе или викторине;
2. Предлагать добавлять событие в рабочий календарь;
3. Анонсировать платную запись вебинара или ее отсутствие;
4. Провести опрос среди участников о том, планируют ли они посетить мероприятие, а потом разослать результаты в социальных сетях;
5. Распространить формат видео-сториз и изображения через соцсети и другие платформы для привлечения внимания и напоминания;
6. Попросить спикеров опубликовать пост о мероприятие в своих соцсетях.

Еще один способ адресного обращения к участникам — звонок менеджера с напоминанием о мероприятие голосом. Но этот метод хорош, когда вы проводите очень узкое по масштабу событие, когда количество регистраций штучное или ценность участника очень высока, например в сложном B2B.

Я нарочно не сказал ни слова про отправку push-уведомлений в браузере или автозвонок, так как считаю такие способы навязчивыми и не рекомендую использовать их в маркетинге.